Slimme planning lost grootste pijnpunt op in schoonmaak kantoren

Onze innovatieverantwoordelijke bij Care kon niet voorbijgaan aan de grootste bron van klachten en ergernissen van klanten over hun facilitaire diensten: wijzigingen in de planning.

Schoonmakers nemen vakantie of worden al eens ziek. Dat is maar menselijk.

Welke collega’s kunnen inspringen? Op welk moment zijn ze beschikbaar? Hoe klanten in real-time op de hoogte houden?

Logistieke uitdaging van mensen plannen

Door onze ervaring in operations wisten we dat vervanging regelen voor afwezige schoonmakers geen eenvoudig logistiek probleem is. Er is vaak tijdsdruk mee gemoeid. Een goede vervanging hangt ook af van veel factoren:

• afstand van de woonplaats tot de schoonmaaklocatie,
• een match van de nodige skills,
• beschikbaarheid van de schoonmaker,
• uren en frequentie waarop de klant wil dat we schoonmaken, enz.

De teamleider wikt en weegt al die factoren. Dat gaat met de nodige stress gepaard. Het is geen uitzondering dat ze er ‘s nachts van wakker liggen. En wat als de vaste teamleider zelf met vakantie is of ziek wordt?

Het is trouwens niet genoeg dat er vervanging is. Klanten moeten constant op de hoogte blijven.

Problemen oplossen voor ze er zijn

Toen we verschillende planningstools onderzochten, merkten we dat een standaardpakket maar het begin van de oplossing is.

Om de planning echt intelligent te maken, moesten we alle afspraken en regels automatiseren die nu in de hoofden van de teamleiders zitten. Een hele investering.

Nu we daarmee klaar zijn, beschikken we over een slimme tool waarmee we problemen 4 maanden op voorhand kunnen oplossen.

Neemt Josée deze zomer 4 weken vakantie dan stelt de tool automatisch Luc voor, omdat die het beste voldoet aan alle klantafspraken. Met een druk op de knop weet de klant dat voor die periode niet Josée komt op dinsdag om 9 uur, maar wel Luc op woensdag om 10 uur.

Dubbele winst: continuïteit en communicatie

Soms hebben we het gevoel dat klanten zich settelen in de problemen. ‘Schoonmaak is nu eenmaal een onbetrouwbare sector’, zeggen ze dan.

Ja, schoonmaken is mensenwerk en mensen plannen is geen eenvoudige zaak. Maar met intelligente tools kunnen we facility managers toch een stabiele dienst bieden binnen de gemaakte afspraken. En er zijn nog andere voordelen:

• We zoeken proactief oplossingen voor problemen die zich tot 4 maanden in de toekomst voordoen.
• Facility managers kunnen ruim op tijd reageren op de voorgestelde oplossing.
• Pandverantwoordelijken zijn altijd op de hoogte van wijzigingen.
• De facility manager kan data en inzichten krijgen over werkelijke service levels.

Benieuwd wat we nog meer kunnen doen met de data die we nu verzamelen.